Estadiaje un evento especial es un método fiable para la recaudación de fondos y una buena manera de dar a conocer su organización y su causa. Este artículo contiene algunos consejos prácticos para la planificación de eventos, promoción y gestión.
1. Decidir sobre el derecho Tipo de Evento Especial
Existen varios tipos de eventos especiales. Cada uno tiene sus propios fines y pueden ser muy eficaces si se utilizan para ese fin. Confuso el tipo de evento puede resultar en desastre. Hay eventos de recaudación de fondos, en otras palabras, los eventos que se ejecutan para obtener un beneficio para la organización. La gente paga para asistir, comprar algo en el evento, o reunir las promesas y luego participar en el evento. Similar a este tipo de eventos es lo que a menudo se denomina tercero eventos. Estos eventos son organizados por alguien o alguna organización distinta de la caridad en beneficio de una obra de caridad. Otra forma de evento se utiliza para el cultivo de las perspectivas, el reconocimiento de los donantes o los voluntarios y para hacer anuncios, como el lanzamiento de una campa?a. El propósito de este tipo de evento no es para recaudar dinero en el evento, sino para dar publicidad a la caridad y de informar a los posibles donantes acerca de algo nuevo, con la intención de que el seguimiento con una donación.
2. Tomar las decisiones apropiadas sobre la base Tipo de evento
Si está ejecutando un evento de recaudación de fondos, tiene que decidir cómo va a hacer dinero con el evento. Esto puede parecer obvio, pero a veces es pasado por alto. Pregúntese si los fondos provienen de entradas, patrocinadores, las ventas de artículos, además de la admisión de gastos, una subasta en silencio o en vivo, premios puerta, y así sucesivamente. Tercero eventos para tomar estas cosas en consideración. Si está trabajando en la caridad lado, asegúrese de que tiene una comprensión de lo que su papel será. Es fácil pedir que hacer algo más que su organización puede tener los recursos para hacerlo. Si usted es el tercero, cómo entender exactamente cómo el evento beneficiarán a la caridad. Si el objetivo principal del evento es hacer anuncios y cultivar las perspectivas, que hará más si se ofrece algo gratis y hacer la solicitud de una donación más tarde. Preste atención a cómo se gestionan los medios de comunicación en el evento
3. La planificación de eventos
Cubrir lo básico primero – el lugar seguro, tener suficiente comida y bebida, un libro de entretenimiento o altavoces, cuidar detalles como el estacionamiento, guardarropa, seguridad y aseos. Preparar un presupuesto basado en estos fundamentos y luego ajustar más las cosas como se agregan o patrocinadores están garantizados. Preparar una lista detallada de todo lo que usted necesita – invitaciones, RSVP, que ordena qué y hacerlo bien de antemano. Hacer un cronograma de trabajo desde el día del evento y marca los plazos para recibir las invitaciones a cabo, colocando anuncios en los medios de comunicación, los pagos de depósitos, a los proveedores y artistas, y cuando el RSVP debe ser recibida. Paseo por el lugar e imaginar cómo la gente se moverá a medida que entren al evento. Anticipar las necesidades de la población y si es posible, no tienen gente esperando en las líneas en cualquier momento, obtener una bebida lo antes posible, y conseguir que participan o sentado.
Comprobar bien todo.
4. Promoción de tu Evento
Marca de su evento. Incluso si se trata de un caso relativamente peque?o, un nombre único, el lema y el logotipo puede ayudar a vender el evento. Considere la posibilidad de construir un sitio web especial para el evento, con un enlace desde la página web de su organización. Un URL puede ayudar a la marca de este evento y también puede hacer más fácil el seguimiento de los registros. Si va a enviar invitaciones a su lista de correo, por lo general unas seis semanas a un mes es un momento apropiado para enviar invitaciones. Utilice listas de correo electrónico y por correo electrónico invitaciones y registro de las personas tienen para el evento en su sitio web. Si el evento está abierto al público, publicidad en los medios de comunicación, utilizando los medios de comunicación que su público objetivo. Como un ejemplo, si su caso es de lujo, anunciar en los medios de comunicación de negocios o si su caso es la familia, comunidad de publicidad en los boletines. Emitir comunicados de prensa cuando la fecha del evento se establece, aproximadamente una semana antes del evento y después del evento.
5. El día del evento
Ensayar el programa – tiempo de los oradores y asegúrese de que sabe dónde están y qué decir. Pruebe el equipo de audio visual y sistemas de copia de seguridad en su lugar. Si está haciendo algo que requiere una cierta habilidad técnica, como una presentación de vídeo o de sonido para los medios de comunicación, contratar un técnico para estar en modo de espera. Siempre tienen un plan de contingencia para el mal tiempo, fines de los oradores, y las situaciones de emergencia.
6. Si usted está a cargo del Evento
Nunca olvide que usted está trabajando. Puede ser fácil para relajarse con unas copas y entrar en el estado de ánimo del evento, especialmente si las cosas van bien. Nunca olvide que usted está trabajando. Esté preparado para hacer frente a lo inesperado. Mantenga su lista de control de revisión. Recuerde que las personas clave – invitados famosos, los oradores, animadores – quiere ser atendido y le dijo qué hacer. Nunca deje solos o pedirles que decidir algo. Conoce a las personas que llegan, asignar a alguien para que esté con ellos en todo momento y responder a lo que solicite. El más común en un caso de averías son pobres lugar (demasiado peque?o, la falta de aparcamiento, no basta con ba?os), la mala alimentación de servicio, A / V averías, y las principales personas que no aparecen o aparecen con retraso. Trate de anticiparse a estos problemas y resolverlos si se producen.
7. Envuelva – hasta
Hacer un final de cuentas para el evento tan pronto como sea posible. Si un evento de recaudación de fondos, todos los costes y tener en cuenta los ingresos, sino también tomar todas en cuenta otros beneficios, tales como una evaluación del valor de la publicidad que obtuvo, las nuevas personas que se reunió y así sucesivamente. Si el evento es para un anuncio de cultivo o de los donantes, asegúrese de que tiene previsto el seguimiento – el seguimiento de llamadas y cartas a los participantes ya los medios de comunicación. Obtener las cartas de agradecimiento a los patrocinadores, proveedores y voluntarios tan pronto como sea posible.
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